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Atualmente, a Modelagem de Processos de Negócio (Business Process Modelling – BPM) é essencial para as organizações na medida em que permite identificar pontos de melhoria e entender melhor o funcionamento da própria organização. Além disso, a modelagem de processos de negócio facilita a implmentação de sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning – ERP), o que permite uma coleta de dados relevantes de maneira mais fiel. As noções de modelagem também ajudam a utilizar melhor as metodologias de planejamento estratégico, como o Balanced Scorecard (BSC).

Um Processo de Negócio é uma atividade, ou um conjunto de atividades, realizada por uma empresa (ou qualquer outro tipo de organização) para criar ou adicionar valor aos seus clientes. Um processo tem pontos de início e fim bem definidos (entradas e saídas estabelecidas), cada um dos quais associados com um cliente. O termo Cliente deve ser entendido de modo amplo como sendo um cliente externo ou interno à organização.

Pode ser útil visualizar os processos de negócio como uma estrutura hierárquica, com os principais processos no topo, cada um formado por sub-processos, e assim por diante. Um negócio (empresa) pode ter entre cinco, nove ou mais processos de negócios principais, e esses podem atuar através das divisões, departamentos ou áreas funcionais da organização. Este número depende muito do enfoque das pessoas que identificam os processos de negócios. Pensar em termos de Processos de Negócio permite criar modelos que ajudam a entender o funcionamento (fluxo de processos) dentro da empresa, facilitando a análises e propostas de melhoria.

A Modelagem de Processos se baseia em diagramas (Diagramas de Processos) que mostram as atividades da empresa, ou de uma área de negócios, e a sequência na qual são executadas. A modelagem de um processo pode envolver diversas áreas funcionais, requerendo um trabalho conjunto de pessoas nos respectivos setores. Este trabalho de modelagem permite ainda que os participantes interajam e obtenham um maior entendimento global do negócio.

O modelo do processo é o ponto central para que os participantes definam mudanças para melhoramento do processo ou mesmo um desenho completamente novo. Pode ser identificado se um processo é eficiente e eficaz, ou mesmo antecipar sua complexidade, redundâncias e não conformidades (problemas).

A comunicação do processo , de forma eficiente, para outras pessoas é fundamental. Por melhor que seja um processo, se a comunicação para outros for deficiente, principalmente para aqueles que vão implementar o processo, o esforço desenvolvido pela equipe terá sido em vão. Bons modelos de processos devem ser claros e sucintos (o mais simples possível).

A modelagem de processos pode ser feita através de três tipos de diagramas:

o DIAGRAMA DE HIERARQUIA DOS PROCESSOS – consiste na apresentação dos processos identificados por uma estrutura semelhante a um organograma;

o DIAGRAMA DE CONTEXTO – mostra as entradas e saídas externas da organização ou setor em estudo, além dos seus relacionamentos internos; e

o DIAGRAMAS DE PROCESSOS – fluxograma inter-funcional que apresenta as atividades, e sua sequencia, para converter entradas em saídas (estudo detalhado do processo). Observa-se que a complexidade dos diagramas é crescente. Ou seja, iniciamos por uma abordagem hierárquica de alto nível, definindo os processos macro na Organização, que seriam aqueles principais ligados às atividades-fim da empresa. Esses processos são divididos em subprocessos mais simples até o menor nível. A partir destas informações, são feitos os diagramas de contextos, considerando não apenas as atividades, mas também as interações (entradas e saídas / interfaces e limites). Por fim, são feitos os diagramas de processos, que são as análises detalhadas de cada processo importante.

Por: Mario Henrique Trentim, PMP, PMI-RMP